KI-Telefonagenten für Werkstätten, die Serviceanrufe sauber vorsortieren.

Tanja nimmt Terminwünsche, HU/AU-Fragen, Ersatzwagenwünsche und Rückrufbitten auf, wenn Annahme oder Werkstatt ausgelastet sind. So landen die wichtigen Fahrzeug- und Kontaktdaten strukturiert beim Service-Team.

Werkstattanrufe prüfen lassen Ablauf ansehen

Service: Termine aufnehmen
HU / AU: Anfragen sortieren
Rückruf: Daten vorbereiten

Kundenanruf WerkstattService- und Ersatzwagenwunsch

Anruf: Ich brauche einen Termin für Inspektion und eventuell einen Ersatzwagen.

KI: Ich nehme Fahrzeugdaten, Wunschzeit und Rückrufnummer für die Serviceannahme auf.

Servicetermin HU/AU Ersatzwagen Rückruf

Heute strukturiert 32 Anrufe 17 Termine 6 Ersatzwagen

Tanja - KI-Telefonassistentin für Werkstätten

Tanja sortiert Serviceanrufe für Annahme und Werkstatt.

Terminwunsch, Fahrzeugdaten, Anliegen und Rückrufzeit werden aufgenommen und für die Serviceannahme vorbereitet.

Tanja kennenlernen

Serviceannahme

Serviceanruf aufnehmen, Werkstattauftrag vorbereiten.

Tanja nimmt Terminwünsche, Fahrzeugdaten und Rückrufe auf, wenn Annahme oder Werkstatt gebunden sind.

Werkstätten: Kunde ruft Tanja an — 1. KundenanrufEin Fahrzeughalter fragt Service oder Termin an.

Werkstätten: Dienstleister bearbeitet den Vorgang — 2. Werkstatt übernimmtServiceannahme und Mechaniker arbeiten mit klaren Daten.

Mehr Struktur in Terminwünschen, Rückrufen und Serviceannahme.

Tanja hilft, Anrufe auch dann anzunehmen, wenn das Werkstattteam gerade am Fahrzeug oder im Kundengespräch ist.

Servicetermine HU/AU-Anfragen Ersatzwagenwunsch Schadensaufnahme Rückrufnotiz Betreut durch VG Systems

KI-Telefonassistenz für Werkstätten — **Werkstätten**Branchenspezifischer Anrufkontext für Tanja und strukturierte Übergaben.

Strukturierter Telefonprozess für Werkstätten — **Ablauf im Alltag**Ein zweites Branchenmotiv zeigt, wie Anrufannahme, Notiz und Übergabe im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sanisierte Microsoft 365 Übergabe mit Anrufdaten und nächstem Schritt — **Microsoft 365**Dateien, Listen, Kalender oder Bookings können je nach Prozess vorbereitet werden.

Generische CRM Übergabe mit Kontakt, Anliegen, Priorität und Zusammenfassung — **CRM-Übergabe**Anliegen, Kontakt und nächster Schritt werden strukturiert an das Team übergeben.

So arbeitet Tanja in Werkstätten-Prozessen.

Der Telefonagent erfasst Serviceanliegen und übergibt an die Annahme.

Anruf entgegennehmen

Tanja klärt Termin-, Service- oder Rückrufwunsch.

Fahrzeugdaten erfassen

Fahrzeugtyp, Anliegen, Wunschzeit und Kontakt werden aufgenommen.

Anliegen sortieren

Inspektion, HU/AU, Ersatzwagen oder Schaden werden markiert.

Team bestätigt

Terminvergabe und technische Einschätzung bleiben bei der Werkstatt.

KI-Telefonassistenz für Serviceannahme und Werkstattbüro.

Aus Serviceanrufen werden strukturierte Informationen für Terminplanung und Rückruf.

AnliegenStatusÜbergabe

Inspektion Aufgenommen Serviceannahme

HU/AU Qualifiziert Termin

Ersatzwagen Notiert Rückruf

Schaden Vorbereitet Teamprüfung

Annahme entlasten

Anrufe werden aufgenommen, auch wenn die Serviceannahme gebunden ist.

Fahrzeugdaten erfassen

Relevante Angaben werden nach Prozess abgefragt.

Keine Fachdiagnose

Technische Bewertung und Zusagen bleiben beim Werkstattteam.

Systemübergabe

Kalender, CRM oder Microsoft 365 können vorbereitet werden.

KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.

Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.

Microsoft 365Microsoft BookingsGoogle WorkspaceCRM-Übergabe

Übergabe vorbereitet

nach Freigabe

AnrufdatenInspektion, Ersatzwagenwunsch, Rückruf nächste Woche, Serviceannahme informieren

CRMKontakt, Notiz, Follow-upStrukturierte Übergabe nach Prozess und Freigabe.

Microsoft 365Dateien, Listen, Kalender, BookingsVorbereitet für typische Office- und Terminabläufe.

Google WorkspaceSheets, Dokumente, AblageStrukturiert für Workspace-Prozesse.

Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.

1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.

2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.

3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.

KI-Telefonassistenz ohne technische Ferndiagnose.

Tanja nimmt Daten auf und eskaliert fachliche oder sicherheitsrelevante Fragen an Ihr Team.

AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch

WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen

SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung

PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team

Transparente Verarbeitung

Es werden nur die für Termin und Rückruf benötigten Angaben erfasst und nach vereinbartem Prozess übergeben.

Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.

Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.

VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.

Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick

Häufige Fragen

Bei passender Kalender- oder Prozessfreigabe kann eine Terminvorbereitung oder Buchung eingeplant werden.

Technische Diagnose und verbindliche Zusagen bleiben beim Werkstattteam.

Ja. Der Wunsch wird notiert und zur Prüfung übergeben.

Inspektion, HU/AU, Rückrufe, Schadensaufnahme und organisatorische Servicefragen.

Kalender, CRM, Microsoft 365, Google Workspace oder interne Listen.

Wir klären Anrufarten, notwendige Fahrzeugdaten und Übergabe an die Serviceannahme.

Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.

Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.

0208 302 449 20 [email protected]

Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service