Anruf entgegennehmen
Tanja klärt Termin-, Service- oder Rückrufwunsch.
Wenn Kunden wegen Termin, Rückruf und Fahrzeugdaten mehrfach anrufen müssen.
Tanja nimmt Serviceanrufe auf, erfasst Fahrzeugdaten, Anliegen und Terminwunsch und bereitet die Informationen für Annahme oder Rückruf vor.
- Service
- Termine aufnehmen
- HU / AU
- Anfragen sortieren
- Rückruf
- Daten vorbereiten
KF
Kundenanruf WerkstattService- und Ersatzwagenwunsch
Anruf: Ich brauche einen Termin für Inspektion und eventuell einen Ersatzwagen.
KI: Ich nehme Fahrzeugdaten, Wunschzeit und Rückrufnummer für die Serviceannahme auf.
Servicetermin
HU/AU
Ersatzwagen
Rückruf
Heute strukturiert
32 Anrufe
17 Termine
6 Ersatzwagen
Tanja - KI-Telefonassistentin für Werkstätten
Tanja sortiert Serviceanrufe für Annahme und Werkstatt.
Terminwunsch, Fahrzeugdaten, Anliegen und Rückrufzeit werden aufgenommen und für die Serviceannahme vorbereitet.
Serviceannahme
Serviceanruf aufnehmen, Werkstattauftrag vorbereiten.
Tanja nimmt Terminwünsche, Fahrzeugdaten und Rückrufe auf, wenn Annahme oder Werkstatt gebunden sind.
Mehr Struktur in Terminwünschen, Rückrufen und Serviceannahme.
Tanja hilft, Anrufe auch dann anzunehmen, wenn das Werkstattteam gerade am Fahrzeug oder im Kundengespräch ist.
Servicetermine
HU/AU-Anfragen
Ersatzwagenwunsch
Schadensaufnahme
Rückrufnotiz
Betreut durch VG Systems
So arbeitet Tanja in Werkstätten-Prozessen.
Der Telefonagent erfasst Serviceanliegen und übergibt an die Annahme.
Fahrzeugdaten erfassen
Fahrzeugtyp, Anliegen, Wunschzeit und Kontakt werden aufgenommen.
Anliegen sortieren
Inspektion, HU/AU, Ersatzwagen oder Schaden werden markiert.
Team bestätigt
Terminvergabe und technische Einschätzung bleiben bei der Werkstatt.
KI-Telefonassistenz für Serviceannahme und Werkstattbüro.
Aus Serviceanrufen werden strukturierte Informationen für Terminplanung und Rückruf.
AnliegenStatusÜbergabe
Inspektion
Aufgenommen
Serviceannahme
HU/AU
Qualifiziert
Termin
Ersatzwagen
Notiert
Rückruf
Schaden
Vorbereitet
Teamprüfung
Annahme entlasten
Anrufe werden aufgenommen, auch wenn die Serviceannahme gebunden ist.
Fahrzeugdaten erfassen
Relevante Angaben werden nach Prozess abgefragt.
Keine Fachdiagnose
Technische Bewertung und Zusagen bleiben beim Werkstattteam.
Systemübergabe
Kalender, CRM oder Microsoft 365 können vorbereitet werden.
KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.
Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.
Übergabe vorbereitet
nach FreigabeAnrufdatenInspektion, Ersatzwagenwunsch, Rückruf nächste Woche, Serviceannahme informieren
Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.
1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.
2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.
3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.
KI-Telefonassistenz ohne technische Ferndiagnose.
Tanja nimmt Daten auf und eskaliert fachliche oder sicherheitsrelevante Fragen an Ihr Team.
AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch
WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen
SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung
PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team
Transparente Verarbeitung
Es werden nur die für Termin und Rückruf benötigten Angaben erfasst und nach vereinbartem Prozess übergeben.
- Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
- Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
- Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.
Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.
VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.
Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick
Häufige Fragen
Bei passender Kalender- oder Prozessfreigabe kann eine Terminvorbereitung oder Buchung eingeplant werden.
Technische Diagnose und verbindliche Zusagen bleiben beim Werkstattteam.
Ja. Der Wunsch wird notiert und zur Prüfung übergeben.
Inspektion, HU/AU, Rückrufe, Schadensaufnahme und organisatorische Servicefragen.
Kalender, CRM, Microsoft 365, Google Workspace oder interne Listen.
Wir klären Anrufarten, notwendige Fahrzeugdaten und Übergabe an die Serviceannahme.
Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.
Für Fragen können Sie unser Kontaktformular nutzen oder direkt einen Termin für ein kurzes persönliches Gespräch buchen.
Betreute EinführungDirekter Kontakt zu VG Systems
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